A gestão eficiente de documentos é um aspecto crucial para o funcionamento adequado das instituições de ensino superior. Neste artigo, concentramos nossa atenção no desenvolvimento de requisitos de sistemas de informação para o Sistema de Gestão Documental da Universidade Eduardo Mondlane (SGD-UEM). Nosso objetivo é identificar as necessidades e expectativas dos usuários finais, bem como os desafios enfrentados durante o processo de elicitação de requisitos, visando aprimorar o sistema existente e garantir sua efectiva utilização. É neste quadro de ideias que nasce o presente trabalho, preocupado em estudar o sistema MozDocsUEM para a sua adequação aos requisitos mínimos e obrigatórios de um Sistema Informatizado de Gestão para Documentos de Arquivo (SIGAD).

A pesquisa foi conduzida por meio de uma abordagem qualitativa, baseada em entrevistas semiestruturadas e grupos focais com os principais stakeholders envolvidos na gestão documental da universidade. Através da análise de conteúdo e da técnica de codificação temática, emergiram padrões e insights relevantes sobre as expectativas dos usuários em relação ao SGD-UEM. Nossa proposição inicial assenta na ideia da centralidade da dimensão sociotécnica na análise dos processos de desenvolvimento e adopção de sistemas informatizados, desencadeadas, em parte, com a aplicação generalizada do Planeamento Estratégico da Tecnologia da Informação (PETI). Para o alcance dos objectivos propostos recorreu-se a abordagem exploratória, baseada em estudo de caso único, numa amostra por conveniência e empregou-se principalmente o método do levantamento baseado em entrevistas e observações pessoais como instrumentos de colecta de dados.

Os resultados apontam que, do total das sete categorias de requisitos mínimos e obrigatórios de um SIGAD, nota-se que o MozDocsUEM não atende a quase maioria destes requisitos definidos pelas normas e literatura, nomeadamente: MoReq; ISO 14721:2012 (OAIS); ISO16363:2012; ISO 15489-1); SNAE (2018); Henriques (2002); e Luz (2022). A conclusão reitera a importância do alinhamento do desenvolvimento de requisitos de sistemas informatizados de informação ao processo de PETI como forma de se desenhar sistemas alinhado ao negócio empresarial, contemplando a organização como um todo. Adicionalmente, os nossos resultados indicam que os principais requisitos do sistema estão centrados na eficiência operacional, confiabilidade e segurança das informações. A necessidade de um fluxo de trabalho claro e padronizado para a gestão de documentos, a possibilidade de ceder e compartilhar documentos de forma rápida e precisa, e a garantia de que as informações estão protegidas contra acessos não autorizados são aspectos fundamentais destacados pelos participantes. O estudo identificou desafios relacionados à resistência à mudança por parte de alguns colaboradores, à falta de capacitação adequada para a utilização do SGD-UEM e à necessidade de integração com outros sistemas institucionais. Estes desafios são uma oportunidade para aprimorar a adopção e a eficácia do sistema de gestão documental da universidade.

Concluíndo, a análise dos requisitos do SGD-UEM oferece insights valiosos para a melhoria contínua do sistema e para o desenvolvimento de estratégias de implementação mais eficientes. O estudo destaca a relevância do envolvimento dos usuários finais desde as fases iniciais do projecto, contribuindo para o sucesso e a eficácia da gestão documental na universidade.

Palavras-chave: Sistemas de Informação; Sistema de Gestão Documental; Universidade Eduardo Mondlane; MozDocsUEM; Desenvolvimento de requisitos.